Tamaño o peso da lo mismo cómo lo llamemos. Cuando un archivo pesa bastante es un inconveniente. No tenemos la posibilidad de enviarlo por correo electrónico, tarda bastante en cargar y en grabarse. Es fundamentalmente irritante cuando ejecuta las backups, ya que ocupa varios segundos cuando necesitamos más eficacia.
Modelo de datos
El modelo de datos es información que probablemente se halla en el archivo, pero que no está en ninguna hoja. Está por detrás, y para ver esa información hay que conectar por medio de tablas dinámicas o trabajar de manera directa en el modelo por medio del administrador del modelo de datos.
En oportunidades estos datos pasan desapercibidos, porque el administrador del modelo de datos solo está disponible desde la edición 2013 de Excel. Por eso, en ediciones anteriores puede no ser localizable de forma sencilla.
Aunque el modelo de datos es muy eficaz, puede guardar mucha información, por lo cual es viable que ocupe mucho espacio, provocando ficheros de tamaño muy grande. Para saber si hay información en el modelo de datos, se me sucede que tenemos la posibilidad de llevar a cabo dos cosas:
Insertar una tabla dinámica. Al insertarla, se crea una ventana de diálogo que, si existe, facilita elegir el modelo de datos como fuente de la tabla. Si la alternativa de modelo de datos es imposible marcar es porque no hay nada.
Entrar de manera directa al gestor del modelo de datos. Esto se puede llevar a cabo en la edición 2016 por medio de la pestaña Datos, en el grupo ‘Herramientas de datos’. En ediciones anteriores, por medio de la pestaña Power Pivot, que en varias ediciones es un add-in que hay que disponer.
Formas ocultas
En oportunidades me encontré con algún archivo que funcionaba muy lentamente, con un tamaño elevado que ocupaba varios megas. Tras bastante buscar, encontré que en alguna hoja había verdaderamente una cantidad enorme de cuadros de texto vacíos. Pero eso… ¿cómo puedo saberlo?
Bueno, hay numerosas formas. Una es el icono del ratón sobre una hoja de cálculo es una cruz. Si contamos con un cuadro de texto y ponemos el cursor encima, lo que obtendremos es un icono que se ve a una I mayúscula (como el que tiene Word).
Del mismo modo, si lo que hay es una forma u otras cosas, el icono va a ser una flecha. Si teniendo el cursor alterno hacemos clic, entonces se muestra lo que guarda.
Si poseemos una edición de Excel posterior a la 2007, entonces tenemos la posibilidad de llevar a cabo visibles nuestros elementos de otra manera: por medio del panel de selección. Esto está, en la edición 2016, dentro de «Diseño de página» en la cinta de configuraciones, en el panel «organizar». En ediciones anteriores debemos elegir un elemento, y el enlace para activar el panel de selección está dentro de la ficha «Herramientas de dibujo» o «Herramientas de gráficos». El panel aparece a la derecha, y ahí poseemos una lista de todos los elementos que hay en el papel.